4 grunde til at tilføje Business Intelligence til Excel

BUSINESS INTELLIGENCE /

Mange virksomheder bruger Excel. Det kan vi sådan set godt forstå. Excel er også god til mange ting fx regneark, lister, diagrammer, tabeller, simple budgetter og lagring af data. Det kan dog være svært at skabe sig et overblik, og man drukner hurtigt i rent Excel Hell. Her er 4 grunde til at tilføje Business Intelligence til dine regneark.

1. Regneark er tilbøjelige til at lave dyre fejl

Regneark i Excel bruges ofte til at kombinere data fra forskellige rapporter og datakilder. Når du bruger formler i dine regneark, kan du nemt komme til at lave en fejl. Vi er mennesker, og mennesker fejler. Samtidig er det utroligt svært at finde og identificere fejlene igen. Resultatet er, at du arbejder med ukorrekte data i lang tid – helt uden at opdage det. Forestil dig så at du overdrager excel-ark til andre…

Business Intelligence kan trække data ind fra dit ERP, CRM, økonomisystem etc. helt automatisk og skabe nøjagtige data til analyse. Du får altid synkroniserede og korrekte data med Business Intelligence. Dermed undgår du flere inputfejl og manuelle fejlindtastninger.

2. Det bliver kompliceret at drive

Et simpelt regneark er rimelig basic, det kan de fleste navigere rundt i. Men bruges det til at opnå indsigt fra virksomhedens data, så kan det hurtigt blive utroligt komplekst. Hvem har ikke kæmpet med en pivottabel, what if-analyser og formler, der ikke vil som du vil? Jo større virksomheden bliver, desto mere data produceres der, og desto mere komplekse bliver regnearkene.

Med Business Intelligence er det nemt at tilføje nye datakilder og lave analyser. Det rette BI-software tager dine data fra Excel og bygger rapporterne selv ud fra de variabler, du ønsker at se.  Pivotabellerne får du foræret med BI – det er ét blandt mange standardfunktioner

 

3. Usikkerhed om flere versioner

Du har helt sikkert prøvet det før. Vi kan jo lige lave en lille hurtig test – find en af jeres regneark frem og tjek så, hvor mange filer der ligger, hvor enten ny version, version 1/2/3, nyeste version, færdig version eller redigeret version står som filnavn? Utallige versioner vil altid være et problem med Excel. For Excel er typisk et enkeltmandsark, og det fungerer ikke godt på tværs – slet ikke hvis det skal deles.

Hvis du bruger Excel med  Business Intelligence, vil de forskellige afdelinger og teams have ét sted, hvor de kan finde rapporter, dashboards og analyser. Alle vil altså arbejde med samme data, samme sted. Smart ikke?

 

4. Analyser og rapporter er tidskrævende

Lad os sige du gerne vil have en salgsrapport, der viser det månedlige salg for bestemte butikker sammenlignet med sidste års salg. Den proces kan hurtigt tage hele din formiddag. Måske flere dage endda afhængig af, hvor let du har ved at få adgang til og organisere dine data.

Lad os så sige at din rapport viser, at salget er faldet betydeligt de sidste to måneder i forhold til sidste år. Det rejser en række af andre spørgsmål. Hvilke produkter sælger mindre? Hvilke kunder køber ikke længere dette produkt? Kan du svare på disse spørgsmål?

Her kan en BI-løsning virkelig skabe værdi – og spare dig for en masse arbejdstimer. Disse opfølgende spørgsmål kan du nu besvare med ganske få klik, fordi du ikke selv skal lede efter sammenhængen. Den får du serveret med standardvisninger og dashboards, som du og dine medarbejdere nemt kan tilgå.

 

Skal du så erstatte Excel? Nej. Du skal bruge Excel med Business Intelligence.

Vi siger ikke at du helt skal stoppe med at bruge regneark og Excel. Tværtimod foreslår vi nogle enkle trin, der kan minimere de menneskelige fejl såsom fejlplacering af et ciffer, fejl i en formel etc. Med den rigtige BI-løsning kan være med til at sikre, at dine data præsenteres korrekt. Få din virksomheds brug af regneark til at gå fra godt til endnu bedre.

Phocas Business Intelligence software er et af de BI-systemer, der kombinerer data, som du har liggende i forskellige systemer – fx dit ERP, CRM og regneark. Se mere om, hvad Phocas Business Intelligence software kan gøre for dig her

Vil du gerne vide mere om Phocas, og hvordan det kan være til gavn for lige præcis din virksomhed, så kan du få en gratis online demo af os

Få gratis demo